Olipa kyseessä kotitoimisto, henkilökohtaisia papereita tai yritys, arkistokaapit ovat usein tärkeitä säilytysosia. Ne auttavat pitämään tärkeät asiakirjat järjestyksessä ja yhdessä paikassa, ja monet lukot suojaavat arkaluontoisia tietoja. Tietenkin ihmisten täytyy arkistoida eri määriä papereita, joten onneksi arkistokaappeja on monenlaisia ja -kokoisia.
Tyypillinen kaksilaatikkoinen pystysuora kirjekaappi on noin 15 tuumaa leveä, ja yksi legal-kokoisille tiedostoille on noin 18,25 tuumaa. Niissä on yleensä kahdesta viiteen laatikkoa, joten korkeus voi vaihdella noin 29 - 60 tuumaa. Tyypillisesti ne ovat 28-30 tuumaa syviä, mutta saatavilla on myös matalampia vaihtoehtoja.
Löydät suurempia tyylejä kovilla tai avohyllyillä tai erittäin leveillä sivuyksiköillä, joten sinulla on monia vaihtoehtoja. Ensin on kuitenkin tärkeää tietää tarkalleen, mihin arkistokaappia käytät (eli kotitoimistoon, henkilökohtaisiin asiakirjoihin ja laskuihin). Sitten voit paremmin määrittää tarkasti, minkä tyylin arkistokaappi sinun tulisi hankkia tarpeisiisi parhaiten sopivaksi.
Ota huomioon arkistokaappia valittaessa
Arkistokaappia valittaessa koko ei ole ainoa tärkeä asia. Haluat myös pohtia yksityiskohtia, kuten turvallisuutta, tiedostojen suuntaa ja tyyliä. Esimerkiksi monissa arkistokaapeissa on lukot ja avaimet, jotta voit pitää tiedostosi turvassa. Muut kaapit ovat tulenkestäviä, joten tärkeät paperisi eivät vaurioidu tulipalossa.
Palonkestävät arkistokaapit
Palonkestävissä kaapeissa on yleensä luokitukset, jotka osoittavat, kuinka korkeaa lämpötilaa ne kestävät. Tyypillisesti ne kestävät kuumuutta noin 355 Fahrenheit-asteeseen. Jotkut kaapit sisältävät lisäominaisuuden ja kestävät korkeampaa lämpöä (jopa 1700 astetta) noin tunnin ajan.
Varmista, että arkistokaappi on tukeva
Kun ostat arkistokaappia, älä säästä kestävyyden suhteen. Täysi tiedostolaatikko voi painaa missä tahansa 250 - 310 puntaa. Arkistokaappien pitäisi kestää tämä paino, mutta varo halpoja versioita, jotka eivät välttämättä kestä nuuskaa.
Valitse arkistokaapin tyylisi
Tiedoston suunta viittaa siihen, kuinka käytät arkistokaapin kansiota. Esimerkiksi pystysuora arkistokaappi sijoittaa tiedostot vaakasuoraan laatikkoon. Siksi katsot niiden läpi laatikon etuosasta taakse.
Sitä vastoin sivuttaisarkistokaapit, jotka ovat tyypillisesti syvää leveämpiä, sijoittavat tiedostot pystysuoraan laatikkoon. Siksi katsot tiedostoja puolelta toiselle, jos olet kaapin edessä. Tai voit seistä sen viereen katsoaksesi niitä edestä taakse.
Jotkut arkistokaapit ovat järjettömiä metalliyksiköitä, kun taas toiset näyttävät enemmän kivalta huonekalulta. Voit saada erikorkuisia kaappeja; joissakin on irrotettavat luukut tai hyllyt, kun taas toiset ovat kannettavia. Tarkasta sinun toimistopöydän mitat nähdäksesi mahtuuko arkistokaappi sen alle tilan maksimoimiseksi.
Tietenkin sinun on otettava huomioon myös logistiikka, kuten käytettävissä oleva tila. Ei auta hankkia hieno, ylellinen arkistokaappi, jos et mahdu toimistoosi.
Tavalliset pystysuuntaiset arkistokaapit
Yleisin arkistokaappi on pystysuora kirjekaappi. Löydät nämä tyypillisesti joko kahden, kolmen, neljän tai viiden laatikon kokoonpanoissa.
Kaappi on noin 15 tuumaa leveä ja noin 28,5 - 30 tuumaa syvä. Lisäksi yhteen laatikkoon mahtuu jopa 27 tuumaa tiedostoja. On kuitenkin joitain matalampia malleja, joissa on tietysti vähemmän tiedostoja.
Esimerkiksi jotkut kaapit ovat 26,5 tuumaa syviä ja niissä on vain noin 25 tuumaa tiedostoja. Sitten 25 tuuman syviin kaappeihin mahtuu vain noin 23,5 tuumaa tiedostoja.
Kaapin korkeus riippuu laatikoiden lukumäärästä. Esimerkiksi kahden laatikon pystysuora arkistokaappi on noin 29 tuumaa korkea ja kolmen laatikon korkeus on noin 40 tuumaa. Jos haluat tallentaa useita tiedostoja, sinun kannattaa harkita neljän tai viiden laatikon kaappia.
Neljän laatikon kaappi on noin 52 tuumaa korkea ja viiden laatikon arkistokaappi noin 60 tuumaa korkea. Etsi hometta, jos siinä on a outo haju tulee kaapeistasi.
Legal-kokoisten papereiden säilytys arkistokaappiin
Jos haluat tallentaa legal-kokoisia tiedostoja, tarvitset legal-kokoisen arkistokaapin. Muussa tapauksessa sinun on taitettava paperit, mistä kaikki eivät pidä.
Legal-kokoisten arkistokaappien korkeudet ja syvyydet ovat samanlaiset kuin Letter-kokoiset kaapit, mutta ne ovat halkaisijaltaan noin 18,25 tuumaa. Jos sinulla on molempien kokoisia tiedostoja, sinun kannattaa harkita 18,25–18,5 tuuman kaapin käyttöä. Näin voit sijoittaa kaikki paperisi mukavasti yhteen paikkaan.
Lähde: Hello Ross
Muut arkistokaapit
Tavallisten pystysuorien arkistokaappien lisäksi saatavilla on useita muita vaihtoehtoja. Jotkut löytyvät yleisemmin ympäristöistä, kuten lääkärin vastaanotoista ja muista yrityksistä. Mutta vaihtoehtojen tunteminen auttaa sinua päättämään, mikä arkistokaappi sopii parhaiten tarpeisiisi. Sinä pystyt korjata lastulevykaappi vaikka se olisi märkä.
Arkistokaappi kovalla
Jos pidät kotitoimistossasi vähemmän utilitaristisen näköisestä arkistokaappista, harkitse sellaista, joka sulautuu huonekaluihisi. Tämä on hyvä idea myös, jos tarvitset vain muutaman arkistolaatikon henkilökohtaisille papereille ja laskuille. Sitten, jos sinulla ei ole omaa kotitoimistoa, voit säilyttää tiedostojasi olohuoneessa tai luolassa.
Arkistokaapin sijaan nämä osat näyttävät kirjahyllyiltä tai osalta sisäänrakennettuja osia. Esimerkiksi tässä Ohio Hardwood Furnituren kappaleessa on kaksi sivulaatikkoa, joiden päällä on irrotettava kansi. Hyllyillä voit näyttää kirjoja, koriste-esineitä ja muita asioita.
Arkistokaappi on tyypillinen kaksilaatikkoisen sivukaapin koko. Mutta sitten, jos päätät käyttää kotta, koko kappale on noin 79 tuumaa korkea.
Lähde: Ohio Hardwood Furniture
Sivuttaiset arkistokaapit
Sivuttaisarkistokaappi sisältää yksinkertaisesti laatikoita, jotka ovat leveämpiä kuin syviä. Tämä on kaappi, joka sijoittaa tiedostot pystysuoraan laatikkoon. Joten seisot sivussa, kun katsot tiedostoja.
Joissakin malleissa on kuitenkin kaksi riviä viiloja jokaisessa laatikossa. Tässä tapauksessa voit selata tiedostoja edestä taaksepäin kuten tavallisessa arkistokaappissa. Joka tapauksessa sivuttaisarkistokaappeja on erikokoisia, ja niissä on yleensä kahdesta viiteen laatikkoa.
Tyypilliset leveydet ovat 30, 36, 38, 42 tai 44 tuumaa. Tyypillisesti, leveydestä riippumatta, voit säilyttää noin 2,5 tuumaa vähemmän tiedostoja. Sivuttaisarkistokaapit voivat olla vain noin 15-20 tuumaa syviä.
Korkeudet vaihtelevat laatikoiden lukumäärän mukaan. Esimerkiksi kahden laatikon kaappi on noin 28 tuumaa korkea ja kolmen laatikon kaappi noin 40 tuumaa korkea. Lopuksi neljän laatikon kaappi on 50 - 53 tuumaa korkea, kun taas viiden laatikon korkeus on 64 - 66 tuumaa.
Tässä USM Haller File Credenzassa on kaksi vierekkäistä sivukaappia suuren tiedostojen säilytysalueen luomiseksi. Se on 15 tuumaa syvä ja 29 tuumaa korkea. Se on 60 tuumaa leveä, ja jokaisen laatikoston halkaisija on 30 tuumaa.
Lähde: Dimensions.com
Avohyllyn tiedostot
Tämän tyyppisiä tiedostojärjestelmiä löytyy yleensä lääkärin vastaanotoista. Niissä on avoimet hyllyt, joiden pystytuet on sijoitettu erilleen, jotta tiedostot pysyvät pystyasennossa. Laatikoita ei ole, ja ihmiset käyttävät yleensä värikoodattuja välilehtiä tiedostojen nopeaan paikantamiseen. Monet rullaavat arkistokaapit ovat yhteensopivia L-muotoisen pöydän mitat .
Pyörivä arkistokaappi
Jos sinun on siirrettävä tiedostoja huoneesta toiseen, kannettava arkistokaappi on hyvä valinta. Se sopii myös yhteiseen toimistotilaan, kun joku tarvitsee tiedostot työpöydän ääreen jne.
Tämä IKEA-laatikkoyksikkö voi liukua pöydän alle, se on 21 625 tuumaa korkea ja 23 625 tuumaa syvä. Se on myös 17,75 tuumaa leveä. Siinä on yksi alalaatikko tiedostoille ja pienempi ylempi laatikko toimistotarvikkeille.
Lähde: Dimensions.com
Arkistokaappia varten tarvitaan tilaa
Varsinaiseen arkistokaappiin tarvittavan tilan lisäksi sen eteen on jätettävä tilaa. Kun laatikko on kokonaan ulos vedetty, tavallinen kaappi voi viedä noin 4,5 jalkaa lattiatilaa. Sivukaappi vie noin 3 jalkaa tilaa täysin avatulla laatikolla.
ADA:n mukaan avoimen laatikon eteen tulee jättää 3,5 jalkaa tilaa. Mutta tietenkään kotitoimistossasi tämä ei välttämättä päde.
Mutta haluat varmistaa, että voit ainakin vetää laatikon kokonaan ulos ja käyttää tiedostoja mukavasti. Jos aiot laittaa arkistokaapin työpöytäsi alle, muista jättää tilaa polvillesi jne.
Aiheeseen liittyviä kysymyksiä
Kuinka paljon arkistokaappi maksaa?
Arkistokaapin hinta vaihtelee suuresti, koska huomioon on otettava niin monia erilaisia tekijöitä. Esimerkiksi pystysuora kahden laatikon perusyksikkö saattaa maksaa noin 20 dollaria. Mutta viiden laatikon metallikaappi voisi maksaa lähempänä 300 dollaria.
Jos kuitenkin valitset kaapit, jotka sulautuvat yhteen huonekalujen kanssa, joilla on palonkestäviä ominaisuuksia ja muita ominaisuuksia, kulutat enemmän. Suuremmat kaapit, jotka on valmistettu korkealaatuisista materiaaleista ja joissa on paljon ominaisuuksia, voivat maksaa jopa 1 000 dollaria. Koska vaihtoehtoja on niin monia, tee ostoksia vähän ennen kuin teet lopullisen ostoksen.
Mitä vaihtoehtoisia arkistointiratkaisuja on, jos minun on otettava paperini mukaan työmatkoille?
Jos tarvitset kenttäkuljetuksia liikeasioissa, voit ostaa laajenevia harmonikkaviiloja eri kokoisina. Jotkut laajenevat niin, että niissä on 60 tai enemmän taskua kansioita varten, ja ne voivat olla samankokoisia kuin arkistolaatikko. Lisäksi joissakin kannettavissa tiedostotelineissä on jopa palonkestäviä ja vedenpitäviä ominaisuuksia.
